Le manager dématérialisé écrit par Gilles Lancrey, rédaction de Newzy,

Regardez autour de vous : des piles de courrier, des imprimantes bourrées, votre boîte mail qui explose, son PC saturé, des salles de réunion inadaptées, des agendas tagués de rendez-vous, de déplacements… Une solution : la dématérialisation des échanges. Voici l’histoire de la naissance, sans violence, de la start-up d’Igor.

Nice, 9 heures du matin. Igor, jeune directeur des ventes dans une grande entreprise de prêt-à-porter italienne, se prépare à boucler la dernière levée de fonds pour la start-up qu’il monte avec un associé. Son créneau est trendy, mais un peu confidentiel : la chaussure de sport luxe sur-mesure en cuir végétal, livrée 48 heures après la commande. Mais les études de marché sont formelles, cette niche est une vraie mine d’or.

Des inscriptions ? Un coup de fil. Pour l’heure, il faut enregistrer l’entreprise. Igor a choisi de l’immatriculer au Registre du commerce de Paris, pour des raisons d’image évidentes. Un coup de fil à Miss Brown, sa secrétaire, lui permet de s’assurer que tous les éléments ont été rassemblés. De sa maison dans le Kent, l’efficace assistante aussi indépendante que bilingue lui relit les dernières modifications qui ont été apportées dans la soirée par un avocat spécialiste des nouvelles technologies. Au menu, des dispositions statutaires qui permettent de convoquer les actionnaires par e-mail, de tenir les assemblées générales par visio-conférence et de signer numériquement les décisions. Igor opine, tout lui paraît bien. Feu vert pour la suite.
L’efficace Miss Brown se rend alors sur le site du greffe(1). Elle a déjà pré-rempli et sauvegardé le dossier électronique, choisi les options fiscales, il ne lui reste plus qu’à télécharger les statuts définitifs et effectuer le paiement. Quelques clics plus tard, l’inscription de Shooze S.A. est réalisée. Le Centre de Formalité des Entreprises s’occupera du reste

Des réunions ? Un simple clic. Pendant ce temps, Igor a terminé la conference call(2) avec le dernier investisseur du tour de table et son associé. La levée de fonds bouclée, le sémillant directeur peut se consacrer à la gestion des équipes. Car la préparation de la production a déjà commencé. À Florence, les stylistes dessinent les modèles qui seront repris sur les machines à découpe numérique situées en Roumanie. En se branchant sur sa plateforme de gestion collaborative(3) par Internet qui intègre des modules de relation fournisseur et client, ainsi que la facturation et tous les flux financiers, Igor vérifie l’avancement du planning et valide l’avancement des tâches des sous-traitants, puis constate que la version finalisée du site web est prête. La boutique en ligne est fonctionnelle, et l’on peut déjà visualiser d’un simple clic les différentes couleurs de cuir appliquées au modèle choisi et zoomer de manière dynamique sur des détails haute définition du modèle(4). Il reste bien sûr à fabriquer les chaussures.

Des factures ? Une signature numérique. Un coup d’œil au planning montre que les approvisionnements sont en retard. Igor fait le point directement avec son associé et lui demande de faire acheminer sans délais le cuir végétal de Russie vers l’usine roumaine. Trouver des sous-traitants étrangers qui acceptent de travailler en 100 % électronique n’a pas été la partie la plus aisée du démarrage, mais devant la levée de fonds ambitieuse, certains ont accepté de s’inscrire dans le flux de dématérialisation des factures(5), en émettant des documents signés numériquement. Le tout est couplé à une gestion financière et comptable tenue au plus serrée grâce à l’application en ligne, auquel le cabinet d’experts-comptables a accès 24 h/24.

Toutes vos données ? Une connexion Internet. La signature électronique, Igor connaît bien, lui qui ne se déplace jamais sans sa clef USB porteuse d’un certificat numérique fourni par un tiers de confiance(6). L’intégralité de ses contrats, avec les fournisseurs comme avec les apporteurs de fonds, a été signée de cette manière. L’exigence a surpris au début, puis elle a séduit. L’intégralité des contrats sont conservés sur la plateforme sécurisée du fournisseur, véritable coffre-fort électronique, tout comme le reste des documents qui concernent l’entreprise. Manager c’est prévoir le succès, et d’ici à quelques mois, le volume de données à stocker devrait devenir important. Même si les données sont sauvegardées quotidiennement(7), notre héros a déjà sélectionné un fournisseur d’archivage numérique qui propose plusieurs enregistrements de chaque document, sur une durée de dix ans(8).
Courrier à poster ? Un e-mail. Igor sait pourtant qu’il est parfois inévitable de devoir expédier de vrais documents papier. La solution ? Sur le bureau de son ordinateur trône l’icône d’une imprimante virtuelle. Il suffit de la sélectionner lors de l’impression du document, qui est alors transmis à un centre spécialisé chargé de l’impression couleur et de la mise sous pli(9). Pratique pour les recommandés, mais surtout pour les mailings. Igor a ciblé dix mille adresses qualifiées auxquelles seront expédiées le premier mailing de Shooze, le tout d’un simple clic. Quant aux nombreux courriers entrants, tout est également prévu. Chaque courrier entrant est scanné, puis soumis à un logiciel de reconnaissance de caractères qui produit une version PDF stockée avec un certain nombre de mots-clefs nécessaires pour les recherches ultérieures(10). Les manipulations sont minimes, le temps gagné inestimable.

Des bureaux ? Un hôtel 5 étoiles. Lorsqu’il faut vraiment sortir dans le monde réel pour rencontrer des partenaires, Igor chausse sa paire de Green Shooze, un magnifique prototype en cuir de pastèque et, grâce à l’abonnement Platinum souscrit auprès d’un centre d’affaires international, accueille ses interlocuteurs dans des bureaux équipés avec une secrétaire dédiée, comme si c’était les siens(11). Un équipement auquel il peut accéder à Londres, New York comme à Paris. Son concept est bon, les adresses prestigieuses font le reste : on n’attrape pas les mouches avec du vinaigre.

Leadership distribué et virtualité rematérialisée…
Notre manager sait bien que la « boîte à outils » ne fait pas le succès d’une entreprise, surtout si toute la chaîne de décision est dématérialisée. Igor a donc pris des dispositions pour anticiper l’énorme volume d’informations qui ne manquera pas d’assaillir l’entreprise. L’infobésité, cette hydre virtuelle, n’atteindra pas Shooze. Première tête à tomber, les e-mails internes qu’il considère comme une simple reformulation de l’ancestral fax, sont déjà interdits au profit des coups de fil ou des réunions en visioconf’. Une manière comme une autre de rematérialiser la virtualité.
Car « embrasser la notion de virtualité, c’est comprendre que les composantes de l’entreprise ne font pas toutes la même chose au même moment, mais que l’ensemble de ces cellules coopère pour former une seule organisation », comme l’affirme Idris Mootee, CEO du cabinet de stratégie Idea Couture et chantre de l’Entreprise 2.0. Mootee ne manque pas de citer Charles Handy, le philosophe du management, qui s’est fait l’avocat du « leadership distribué », un concept selon lequel le ciment d’une entreprise n’est plus la chaîne de décision traditionnelle, mais plutôt le sentiment d’une identité commune, d’un but commun. Dématérialisé, bien sûr.